0
0
  • 01
  • Jul

Sơ đồ tổ chức

  • 01/07/2019 07:10:43

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA AoV
Organizational structure of AoV

 1. Hội đồng thành viên:
Là cơ quan tối cao của Công ty có chức năng định hướng hoạt động của Công ty và bổ nhiệm Ban Giám đốc; Quyền hạn của Hội đồng thành viên được quy định trong điều lệ của công ty. Hội đồng thành viên không tham gia vào hoạt động của hệ thống quản lý này.
1.1 Nhiệm vụ của Hội đồng thành viên
- Phê duyệt kế hoạch tài chính năm;
- Định hướng chiến lược hằng năm của công ty;
1.2 Quyền hạn của Hội đồng thành viên
- Bổ nhiệm Ban giám đốc gồm: Giám đốc, Các phó giám đốc:
2. Giám đốc
Giám đốc do Hội đồng thành viên bổ nhiệm. Giám đốc có các quyền hạn và nhiệm vụ:
2.1 Nhiệm vụ của Giám đốc
- Thực thi quyền điều hành Công ty; Đảm nhận hoặc chỉ định nhân sự phù hợp đảm nhiệm vai trò đại diện lãnh đạo về chất lượng của các hệ thống quản lý mà Công ty áp dụng;
- Phê duyệt kế hoạch tài chính tháng;
- Phê duyệt ban hành tài liệu hệ thống quản lý chất lượng; công bố chính sách chất lượng; Đảm bảo các mục tiêu chất lượng được thiết lập tại các phòng ban;
- Chỉ đạo và chịu trách nhiệm về các hoạt động của Công ty;
- Kiến tạo và phát triển các nguồn lực của Công ty;
- Chỉ đạo triển khai các đề xuất hằng năm của Công ty thông qua các chương trình, kế hoạch năm;
2.2 Quyền hạn của Giám đốc
- Ký kết các hợp đồng dịch vụ với khách hàng và các văn bản đối ngoại của Công ty;
- Ký kết hợp đồng lao động với nhân viên của Công ty;
- Bổ nhiệm các vị trí Trưởng/phó phòng, các Đại diện lãnh đạo về chất lượng (QMR) các hệ thống quản lý chất lượng mà Công ty đang áp dụng.
3. Các Phó Giám đốc
Các Phó giám đốc do Hội đồng thành viên bổ nhiệm, có trách nhiệm giúp việc cho Giám đốc.
3.1 Nhiệm vụ của Phó Giám đốc
- Quản lý, điều hành hoạt động của Công ty theo phân công nhiệm vụ của Giám đốc;
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và trước pháp luật về các công việc được phân công và ủy quyền;
- Chịu trách nhiệm triển khai các hoạt động theo sự phân công của Giám đốc;
- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ với Giám đốc hoặc khi có yêu cầu;
- Điều hành hoạt động của các bộ phận theo sự phân công;
- Soát xét các quy trình hệ thống chung (A00-xx) trước khi trình Giám đốc phê duyệt;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Giám đốc.
3.2 Quyền hạn của Phó Giám đốc
- Đề xuất chi thưởng hoàn thành nhiệm vụ của các nhân viên Công ty;
- Ký kết các hợp đồng dịch vụ theo sự ủy quyền của Giám đốc;
- Ký các giấy tờ phục vụ cho hoạt động của Công ty theo sự ủy quyền của Giám đốc;
4. QMR
Giám đốc chỉ định các nhân sự phù hợp đảm nhận trách nhiệm đại diện lãnh đạo về chất lượng (QMR). QMR có thẩm quyền:
- Đại diện công ty làm việc với các bên liên quan tới hệ thống quản lý;
- Đảm bảo rằng hệ thống vận hành, có hiệu lực theo yêu cầu của các tiêu chuẩn mà công ty áp dụng (ISO/IEC 17043; ISO/IEC 17025; ISO 17034 …)
- Thực hiện thẩm tra lại các tài liệu riêng của Hệ thống mình phụ trách trước khi trình Giám đốc phê duyệt;
- Kiến nghị các vấn đề cải tiến hệ thống tới Giám đốc;
- Xem xét và chịu trách nhiệm thẩm tra lại hiệu lực của các hành động khắc phục, hành động phòng ngừa;
- Tổ chức đánh giá nội bộ và báo cáo lãnh đạo cao nhất về thực trạng hệ thống quản lý chất lượng;
- Đảm bảo các cá nhân thấu hiểu công việc của mình đối với từng vị trí làm việc.
Giám đốc chỉ định một số phó đại diện Quản lý chất lượng (phó QMR). Trong trường hợp QMR vắng mặt, phó QMR được ủy quyền thực hiện các nhiệm vụ trên. Giám đốc sẽ chịu trách nhiệm thay thế hoặc chỉ định người thay thế QMR và phó QMR trong trường hợp phát sinh đặc biệt.
5. Phòng Hiệu chuẩn (PHC)
Phòng Hiệu chuẩn có 01 Trưởng phòng và một số Phó Trưởng phòng giúp việc cho Trưởng phòng. Các trưởng/phó phòng do Giám đốc bổ nhiệm. Trường hợp Trưởng phòng vắng mặt, Phó Trưởng phòng chịu trách nhiệm thay thế điều hành các công việc của phòng.
5.1 Nhiệm vụ của phòng Hiệu chuẩn
- Triển khai hoạt động xây dựng và áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng ISO/IEC 17025 tại Công ty;
- Thực hiện nghiệp vụ của phòng: hiệu chuẩn, bảo trì, sửa chữa dụng cụ, thiết bị phòng thí nghiệm của khách hàng và nội bộ;
- Hợp tác với các chuyên gia, các phòng hiệu chuẩn được công nhận khác để đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng;
- Đề xuất mua sắm các dụng cụ, thiết bị, chuẩn đo lường phục vụ công tác hiệu chuẩn. Quản lý, theo dõi tình hình sử dụng tài sản, thiết bị, công cụ, dụng cụ của phòng;
- Tiếp nhận yêu cầu từ phòng kinh doanh: giải quyết khiếu nại, phản hồi của khách hàng lĩnh vực hiệu chuẩn, bảo trì, sửa chữa;
- Tư vấn, đề xuất mua sắm trang thiết bị; mua dụng cụ chuẩn, chất chuẩn;
- Lưu các hồ sơ kỹ thuật của phòng;
- Tham gia các khóa đào tạo khi có yêu cầu;
- Tham gia công tác đào tạo và tư vấn của Công ty khi có yêu cầu;
5.2 Nhiệm vụ của Trưởng phòng Hiệu chuẩn
Trưởng phòng HC  có nhiệm vụ:
- Điều hành hoạt động của phòng HC;
- Đề xuất mục tiêu chất lượng của phòng và lập kế hoạch thực hiện theo định kỳ;
- Tổ chức triển khai thực hiện công việc hiệu chuẩn, bảo trì thiết bị theo yêu cầu của khách hàng;
- Lập kế hoạch đào tạo nội bộ hàng tháng, quý, năm cho nhân viên phòng;
- Xem xét và chịu trách nhiệm kỹ thuật trong modul phương pháp hiệu chuẩn trong phần mềm AoV trước khi trình ban Giám đốc phê duyệt;
- Lập đề nghị thưởng doanh thu hàng tháng cho nhân viên của phòng;
- Lập bảng mô tả công việc cho nhân viên của phòng;
- Tổ chức xây dựng và thẩm định phương pháp thử mới theo yêu cầu của Công ty: Từ lúc nhận được yêu cầu mới từ Lãnh đạo, trưởng phòng phải triển khai ngay phép hiệu chuẩn mới. Tối đa 03 ngày phải có quy trình hiệu chuẩn dự thảo để nhân viên thực hiện. Cung cấp tối đa 10 lần cho khách hàng trước khi hoàn thiện phê duyệt phương pháp.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
6. Phòng Thử nghiệm thành thạo (PTD)
Phòng PTD có 01 trưởng phòng và 01 phó trưởng phòng do Giám đốc bổ nhiệm. Trong trường hợp trưởng phòng vắng mặt, ủy quyền cho phó phòng thực hiện các nhiệm vụ của phòng.
6.1 Nhiệm vụ của Phòng Thử nghiệm thành thạo
- Xây dựng, duy trì, áp dụng đảm bảo hệ thống có hiệu lực theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO/IEC 17043;
- Tổ chức hoạt động thử nghiệm thành thạo theo các kế hoạch đã phê duyệt;
- Phát triển các chương trình thử nghiệm thành thạo theo yêu cầu của khách hàng và lãnh đạo công ty;
- Lựa chọn nhà thầu phụ cho các chương trình thử nghiệm thành thạo dựa trên hồ sơ đánh giá công nhận/báo cáo đánh giá năng lực PTN do PTH thực hiện.
- Phối hợp với các bên liên quan xây dựng và tổ chức các chương trình thử nghiệm thành thạo theo yêu cầu;
- Đề xuất mua sắm các nguyên liệu, vật tư, dụng cụ, thiết bị phục vụ công tác chuẩn bị mẫu;
- Bảo trì, quản lý, theo dõi tình hình sử dụng tài sản, thiết bị, công cụ, dụng cụ của phòng;
- Lưu các hồ sơ kỹ thuật của phòng;
- Tham gia các khóa đào tạo khi có yêu cầu;
- Tham gia công tác đào tạo và tư vấn của Công ty khi có yêu cầu;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của trưởng phòng.
6.2 Nhiệm vụ của Ban Thử nghiệm thành thạo:
Ban Thử nghiệm Thành thạo (PTMB) là một bộ phận của phòng PTD được thành lập theo từng chương trình thử nghiệm thành thạo do AoV cung cấp với chức năng chính là tổ chức, vận hành và đảm bảo chất lượng chương trình thành thạo. Ban Thử nghiệm Thành thạo bao gồm tối thiểu 4 thành viên với nhiệm vụ chính sau:
- Điều phối chương trình: chịu trách nhiệm điều hành chương trình Thử nghiệm Thành thạo nói chung.
- Phụ trách kỹ thuật: chịu trách nhiệm quản lý kỹ thuật và chất lượng mẫu chương trình thử nghiệm thành thạo; chịu trách nhiệm truyền đạt thông tin và giám sát kỹ thuật đối với nhà thầu phụ của chương trình;
- Phụ trách phân tích thống kê: chịu trách nhiệm phân tích, xử lý kết quả thống kê bao gồm cả đánh giá đồng nhất, ổn định mẫu.
- Thư ký chương trình: chịu trách nhiệm trao đổi thông tin chương trình với khách hàng.
- Chi tiết về phân công công việc cho từng thành viên trong PTMB được mô tả trong phụ lục 1 của A00-16
- Trong trường một trong bốn vị trí trên vắng mặt vì những lý do bất khả kháng, trưởng phòng PTD có trách nhiệm chỉ định người thay thế phù hợp để đảm bảo chất lượng của chương trình.
6.3 Nhiệm vụ của Trưởng phòng Thử nghiệm thành thạo
- Điều hành hoạt động của phòng PT;
- Đề xuất mục tiêu chất lượng của phòng và lập kế hoạch thực hiện theo định kỳ;
- Xây dựng và lập kế hoạch các chương trình thử nghiệm thành thạo hàng năm của AoV
- Lựa chọn và thành lập Ban thử nghiệm thành thạo cho từng chương trình được phê duyệt;
- Lập kế hoạch đào tạo nội bộ hàng tháng, quý, năm cho nhân viên phòng;
- Xem xét và chịu trách nhiệm kỹ thuật trong các Báo cáo kết thúc trước khi trình ban Giám đốc phê duyệt;
- Lập đề nghị thưởng doanh thu hàng tháng cho nhân viên của phòng;
- Lập bảng mô tả công việc cho nhân viên của phòng;
- Tổ chức chương trình PT mới theo yêu cầu của Công ty: Từ lúc nhận được yêu cầu mới từ Lãnh đạo, trưởng phòng phải triển khai ngay chương trình PT mới. Với các chương trình Lãnh đạo yêu cầu gấp, tối đa 30 ngày có báo cáo kết thúc trình Lãnh đạo phê duyệt;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
​​​​​7. Phòng chất chuẩn (PCC)
Phòng Chất chuẩn có 01 Trưởng phòng và 01 Phó Trưởng phòng do Giám đốc bổ nhiệm. Phó Trưởng phòng chịu trách nhiệm điều hành hoạt động phòng khi Trưởng phòng vắng mặt
7.1 Nhiệm vụ của phòng chất chuẩn
- Xây dựng, duy trì, áp dụng đảm bảo hệ thống có hiệu lực theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 17034;
- Chịu trách nhiệm về kỹ thuật sản xuất, kỹ thuật phân tích, chuẩn bị mẫu chuẩn, chất chuẩn;
- Tham gia đánh giá đồng nhất, ổn định của chất chuẩn;
- Chịu trách nhiệm phân tích và xử lý dữ liệu các phương pháp;
- Lập báo cáo phê duyệt phương pháp
- Phối hợp với bộ phận tổng hợp gửi chất chuẩn tới khách hàng;
- Lưu các hồ sơ kỹ thuật;
- Đề xuất mua sắm các nguyên liệu, vật tư, dụng cụ, thiết bị phục vụ công tác sản xuất chất chuẩn.
- Bảo trì, quản lý, theo dõi tình hình sử dụng tài sản, thiết bị, công cụ, dụng cụ của phòng;
- Tham gia các khóa đào tạo khi có yêu cầu;
- Tham gia công tác đào tạo và tư vấn của Công ty khi có yêu cầu;
7.2 Nhiệm vụ của trưởng phòng chất chuẩn
- Điều hành hoạt động của phòng CC;
- Đề xuất mục tiêu chất lượng của phòng và lập kế hoạch thực hiện theo định kỳ;
- Xây dựng và lập kế hoạch sản xuất chất chuẩn hàng năm của AoV
- Xem xét và chịu trách nhiệm kỹ thuật trong các Giấy chứng nhận Chất chuẩn (CoA) trước khi trình ban Giám đốc phê duyệt;
- Tổ chức xây dựng phương pháp điều chế chất chuẩn mới theo yêu cầu của Công ty: Từ lúc nhận được yêu cầu mới từ Lãnh đạo, trưởng phòng phải triển khai nghiên cứu điều chế chất mới;
- Lập kế hoạch đào tạo nội bộ hàng tháng, quý, năm cho nhân viên phòng;
- Lập đề nghị thưởng doanh thu hàng tháng cho nhân viên của phòng;
- Lập bảng mô tả công việc cho nhân viên của phòng;
- Chủ trì xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 17034;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
8. Phòng Tổng hợp – PTH 
Phòng Tổng hợp có 01 Trưởng phòng và một số Phó Trưởng phòng do Giám đốc bổ nhiệm. Phó Trưởng phòng chịu trách nhiệm thay thế điều hành hoạt động của phòng khi Trưởng phòng vắng mặt.
8.1 Nhiệm vụ của bộ phận Tổng hợp:
- Quản lý hồ sơ nhân sự; Cập nhật danh sách nhân viên toàn Công ty, chuyển cho mọi thành viên khi có sự thay đổi; Tổ chức khám sức khỏe cho nhân viên công ty
- Trực tiếp mua sắm các dụng cụ, thiết bị, hóa chất, vật tư, văn phòng phẩm phục vụ công việc;
- Quản lý, theo dõi tình hình sử dụng tài sản, thiết bị, công cụ, dụng cụ của phòng;
- Tổ chức thực hiện hoạt động tư vấn, đào tạo.
- Phát hành Giấy chứng nhận Hiệu chuẩn và Chứng chỉ đào tạo trình Lãnh đạo phê duyệt: in ấn, đóng dấu, gửi khách hàng
- Thực hiện các công tác hỗ trợ cho các hoạt động chuyên môn;
- Chủ trì việc tiếp nhận và báo cáo Giám đốc công ty khiếu nại, phàn nàn khách hàng;
- Chủ trì việc tiếp đón, hậu cần cho các hoạt động đối ngoại của Công ty.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Giám đốc.
8.2 Nhiệm vụ của bộ phận kế toán:
-  Lập bảng lương hàng tháng cho Công ty; phụ trách công tác bảo hiểm toàn Công ty;
- Tổ chức hạch toán kế toán theo hệ thông kế toán đã đăng ký với cơ quan thuế.
- Lập, thực hiện kế hoạch thu chi theo tháng, quý, năm.
- Quản lý vốn bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
- Thu hồi công nợ của khách hàng;
- Theo dõi các khoản nợ phải thu, phải trả và thanh toán, các nghĩa vụ thu, nộp với ngân sách.
- Theo dõi chi tiết nhập, xuất, tồn kho nguyên liệu, vật liệu, thành phẩm và bán thành phẩm.
- Theo dõi thanh toán nợ gốc, lãi của các khoản vay.
- Quản lý, theo dõi, tính và trích khấu hao tài sản cố định.
- Tính toán và kê khai nộp thuế đúng, đủ. Lập và gửi báo cáo quyết toán thuế theo quy định.
- Tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
- Tập hợp chi phí quản lý, chi phí tiêu thụ, hoạt động tài chính, xác định kết quả kinh doanh.
- Lập báo cáo tài chính, báo cáo khác gửi cho các cơ quan quản lý của Nhà nước theo quy định.
- Lập các báo cáo quản trị khác gửi Ban Giám đốc và theo yêu cầu quản lý của Công ty.
- Lập kế hoạch ngân sách hàng năm và giám sát thực hiện kế hoạch ngân sách đã được Ban Giám đốc phê duyệt. Trên cơ sở đó đề xuất các biện pháp quản lý cần thiết để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
- Phân tích số liệu trên các báo cáo để phục vụ công tác quản lý, điều hành.
- Đề xuất các biện pháp nhằm quản lý vốn và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh
- Quản lý lưu trữ hồ sơ, chứng từ, hợp đồng kinh tế theo quy định. Bảo mật số liệu và các tài liệu kế toán.
- Chịu trách nhiệm về tài chính, quyết toán thu chi, hạch toán báo cáo thuế của Công ty đúng quy định của Thuế
8.3 Nhiệm vụ của bộ phận Kinh doanh
- Chủ trì hoạt động khai thác khách hàng lĩnh vực hiệu chuẩn, thử nghiệm thành thạo, chất chuẩn, tư vấn, đào tạo… theo yêu cầu;
- Đàm phán, thỏa thuận hợp đồng cung cấp dịch vụ tới khách hàng đã tìm kiếm được
- Chuyển thông tin yêu cầu của khách hàng đến các phòng chuyên môn, kết hợp với phòng chuyên môn để đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng;
- Theo dõi tiến độ quá trình thực hiện và hoàn tất hợp đồng; Sau khi thanh lý hợp đồng báo kế toán ra hóa đơn;
- Tiếp nhận thông tin phản hồi của khách hàng;
- Hỗ trợ bộ phận kế toán thu hồi công nợ của khách hàng;
- Hợp tác với các chuyên gia ngoài từ các trường Đại học, các viện, cơ quan nhà nước, các đơn vị nhà thầu phụ để đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng về đào tạo, hiệu chuẩn và các lĩnh vực chuyên môn khác.
8.4 Nhiệm vụ của Trưởng phòng Tổng hợp
- Điều hành hoạt động của phòng Tổng hợp (bộ phận kế toán, bộ phận kinh doanh);
- Đề xuất mục tiêu chất lượng của phòng và lập kế hoạch thực hiện theo định kỳ;
- Lập kế hoạch công tác, kế hoạch tài chính hàng tháng của phòng;
- Lập kế hoạch đào tạo nội bộ hàng tháng, quý, năm cho nhân viên phòng;
- Lập đề nghị thưởng doanh thu hàng tháng cho nhân viên của phòng;
- Lập bảng mô tả công việc cho nhân viên của phòng;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc.


 

TIN KHÁC